目次
はじめに
こんにちは、開発本部開発 1 部トモニテグループのエンジニアの rymiyamoto です。
先月は Go Conference 2025 が開催され、エブリーではスポンサーブースを出展させていただきました。 今回はそのブースの準備の話を綴っていきます
運営チームの設立
まず社内で運営に手伝ってくれるメンバーを募集し、私含め 4 名で進めていくこととなりました。 スケジュールを精査し、準備すべきことをまとめていきました。
今回だと以下のようになりました。
| 日時 | やること |
|---|---|
| 08/11~15 | 予算確定 スケジュール確定 ラフ案確定 |
| 08/18~22 | デザイン変更不要なものの発注 デザイン依頼 |
| 08/25~29 | 当日運営メンバー募集 |
| 09/08~12 | 制作物の発注、当日説明会 |
| 09/15~19 | この週までに物品揃える |
| 09/22~25 | 荷物発送、当日シフト最終確定 |
| 09/26 | 前日設営 |
| 09/27~28 | 当日 |
また運営チームでは週 1 回程度のミーティングを行い進捗や相談事を確認していきました。
ブース内容の選定
every をカンファレンス参加者の方々に多く知ってもらい、かつ楽しめるブースを軸にしました。 もともと過去のカンファレンスで行っていたものを踏襲し、費用面を抑えつつ新たな取組を検討しました。
去年の初めてカンファレンス協賛をするときから同じなのですが、全体的なカラーはコーポレートカラーではなく認知が広いサービスであるデリッシュキッチンをベースに黄色を用いるのは変えず、ブース内容で色々工夫していきました。
これまでのカンファレンスを通して普段やってきたものである
- X フォローのプレゼントキャンペーン
- X アカウントのフォローによってデリッシュキッチンのキッチングッズが当たるくじ引き
- ハズレでもステッカーとコーヒーバッグをプレゼント
- デリッシュキッチンのサイネージ
- 連携している小売様のところで設置させていただいているサイネージのデモ
- アンケートボード
- 参加者との会話や認識を広める質問を設定したボード
を続投しつつ、新たな取組として「SNS で拡散してもらいやすいよう会社やサービスの認知拡大を目的としたフォトブース」を行うこととしました。
他には Gopher くんのキャラ弁当をデリッシュキッチンのレシピとして紹介する案もありましたが、準備期間の都合上断念しました...
作成物のラフ作成
ボードとして設置するものである「アンケートボード」と「フォトブースパネル」である構成案を出していきました。
アンケートボード
今回年齢層の広い方に回答してもらえるよう横軸を「Go 歴」、縦列を「気になるトピック」を質問として設定しました。 Go 歴は Go 言語を触り始めた年として、1.0 がリリースされた 2012 年 3 月 28 日から考慮し、15 年を超えるものを含めるようにしました。また気になるトピックは Go 言語自体の話題と Go 言語を用いた開発体験のグループで考えていき、最終的には以下のような質問を設定しました。
- Go1.25
- Go と AI コーディング
- Go のパッケージ
- Go と DB
- 他社の Go の知見
- その他
フォトブースパネル
大きすぎると会場の妨げや予算的にも難しいため、デザインを工夫して 2 種類のパネルで構成することとしました。
- 会社やサービスロゴを用いたパネル
- Go のキャラクターでもある Gopher くんを用いたパネル
特に後者の Gopher くんを用いたパネルを、実際に会社のサービスであるデリッシュキッチンと絡めるに当たって、料理をしている Gopher くんのラフを作成しました
デザイン依頼からの発注発送
デザイナーとの調整
ラフ案が固まった後に社内のデザイナーさんにデザインを依頼していきます。このときプロダクト開発の施策もある中でのデザイン依頼になるので、発注物の到着の時期を考慮しつつ長めにバッファを持ってデザイン依頼をかけれるように心がけています。 ラフと文字だけでは伝わりにくいことがあるので、デザイン依頼時には他社の実例や過去の制作物で近いものも追加の資料として添付することで、コミュニケーションを円滑に行えるようにしました。
発注発送周り
会場への搬送を運送会社に依頼する都合上、会社には荷物発送の前週までに揃えるように発注タイミングを設定していきます。 デザイン制作が必要なものに関しては作成完了次第逐次発注で、またこれまでのカンファレンス運営でも用いていたステッカーやコーヒーバッグはラフが必要ないのものは早めに発注をかけていきました。 注意としてコーヒーバッグのような賞味期限があるものに関してはあまり早めに発注をかけると無駄になるので、カンファレンス当日から逆算して発注をかけています。
発注したものが社内に届き次第、実物の確認を行い荷物を箱詰めしていきました。このとき、納品時の段ボールそのままだと箱の数が多く、会場での返送用の段ボールを多く抱えることになるため、極力荷物はまとめるようにして早めに発送をかけました。 また箱詰めの際は何が入っているかを発送伝票だけではなく箱にも記載することで設営や撤収の際に迷わないようにしています。
当日運営メンバーの募集と運営マニュアル
社内のエンジニアで募集をかけて当日ブース運営スタッフを募集をするのですが、今回スポンサー協賛特典でいただける招待枠のチケットと一般参加のチケットで予算的に負担可能な枚数を考慮して人員数を決めています。 今年の Go Conference 2025 は 2 日間開催となるため、両日参加できるメンバーを優先して募集をかけ、人員確保を行いました。
また前日準備や当日運営の手順をまとめたマニュアルを作成していきます。運営マニュアルでは今回のカンファレンスでの運営について以下の内容をまとめています。
- 会場マップとブースの配置
- ブース運営の目的と全体感
- 各施策の説明
- フォトブース
- デリッシュキッチンのサイネージ
- アンケートボード
- X フォローのプレゼントキャンペーン(くじの割合も記載)
- 服装
- 聞きたいセッション&ワークショップのチェックシート
- 前日準備出のやることリスト
- 当日の入館方法
- 当日シフト(キックオフ時では未完成だが、チェックシートをもと作成する)
- ブース運営以外でのやること共有(SNS 広報、参加レポート執筆など)
実際に作成したもの運営メンバーとキックオフミーティングをしてすり合わせを行いました。このとき当日シフトを作成するに当たって運営メンバーの聞きたいセッション&ワークショップのチェックシートの記載の依頼や、ブース運営以外でのやることの分担を相談していきます。 またシフトに関しては、今回は新卒メンバーの参加が多くブース運営の経験者が少ない状況であるため、常に経験豊富なメンバーを 1 人つけるようにし、当日の混雑が予想されるお昼の時間帯などでは人員を多めに設定しました。
前日準備から当日
前日は会場に向かいブースの設営を進めていきました。
このとき極力当日の朝に慌てずにスタートできるよう、くじ引きなど数がはっきりしているものは当日分で分けておくようにしました。
そのおかげで当日はリラックスして運営を行うことができました。
詳しい当日の実際の様子は参加レポートからご覧いただけます。
まとめ
今回の Go Conference 2025 スポンサーブース運営についてのざっくりとした流れをご紹介しました。
まだ会社としてのカンファレンスでのスポンサー協賛の経験が浅くはありますが、数をこなせばこなすほど反省点や改善ポイントが出てくるので、次回以降はより良いものにしていくことができます。 またイベントを通してその言語やフレームワークの愛され方を感じることができるので、参加者とのコミュニケーションをより良いものにしていくことができると思います。
最後に、今回の Go Conference 2025 の開催にあたり、運営の皆様には大変お世話になりました。スポンサーとして参加させていただく機会をいただき、心より感謝申し上げます。
また本記事が初めてカンファレンス運営のスポンサーブース運営をする方々の参考になれば幸いです。
